Prozessautomatisierung in Ditzingen: Bestellungen erfasst und nachweisbar im System

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   Wo in Ditzingen eine Bestellung zwischen Postfach und System verschwindet

   Prozessautomatisierung in Ditzingen lohnt sich zuerst dort, wo Bestellungen im Sammelpostfach eingehen und jemand sie von Hand ins System überträgt. Marschwerk Systeme ersetzt diesen Übertrag durch feste Regeln, mit Protokoll für jede eingehende Nachricht – für Unternehmen in Deutschland; Grundlage sind ein Werkvertrag nach deutschem Recht und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Ditzingen liegt im Winkel zwischen A 81 und A 8, jeder Stadtteil hat eigene Gewerbeflächen, und von Gerlinger Höhe bis Heimerdingen sitzen Betriebe, die Ware annehmen und ausliefern. Wo viel geliefert wird, wird viel bestellt: per Mail, als PDF aus dem Einkaufssystem des Kunden, als Nachricht an den Außendienst. Ruft der Kunde nach Tagen an, weil nichts kam, beginnt die Suche. Stand die Bestellung im Postfach, ging sie beim Übertragen verloren, oder kam sie nie an? Heute kann das niemand belegen, und das Gespräch endet mit dem Satz, den keiner hören will: Bei uns ist nichts angekommen.

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   Erfasst, zugeordnet, bestätigt: was die Prozessautomatisierung übernimmt

   Das Sammelpostfach wird über eine Schnittstelle angebunden, nicht über die Passwörter Ihrer Mitarbeiter. Jede Nachricht wird beim Eingang zuerst in ein eigenes Journal geschrieben und erst danach weitergereicht. Bestellungen aus bekannten Formaten gehen mit Kunde, Positionen und Terminwunsch in Ihr führendes System, ohne dass jemand sie abtippt; die Eingangsbestätigung an den Kunden verschickt der Ablauf nach Ihrer Vorlage. Was keiner Regel entspricht, zum Beispiel eine unbekannte Artikelnummer oder eine abweichende Lieferadresse, erscheint in einer Liste zur Nacharbeit mit dem Grund, warum der Ablauf angehalten hat. Dort wird entschieden, nicht geraten.

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   Prozessautomatisierung mit nächtlichem Abgleich statt grüner Lampe

   Ein Statusfeld, das immer grün ist, beweist nichts. Deshalb vergleicht ein nächtlicher Lauf das Eingangsjournal mit dem, was tatsächlich im System steht. Fehlt ein Vorgang, wird er nachgeholt; gemeldet werden nur echte Abweichungen. Ein ruhiger Tag ohne Bestellungen und ein defektes Journal sehen dabei unterschiedlich aus, und genau diese Unterscheidung fehlt den meisten Postfach-Anbindungen. Bevor irgendetwas automatisch läuft, gehen wir den Bestellweg mit den Leuten im Innendienst durch, die ihn Tag für Tag abwickeln, und sammeln die Formate, die wirklich ankommen. Der neue Ablauf arbeitet zunächst neben der Handarbeit her und legt seine Ergebnisse in eine Prüfliste; erst wenn beide Seiten dasselbe zeigen, wird umgestellt. Journal und Abgleich laufen auf unseren eigenen Servern in einem deutschen Hetzner-Rechenzentrum.

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   Nachweisbar bei einem Hersteller mit mehreren Betrieben

   Bei einem Lebensmittelhersteller mit zwei Betrieben zeigte der Nachrichtenkanal grüne Statusanzeigen, während Kundennachrichten still verloren gingen. Nach der Umstellung wird jede eingehende Nachricht zuerst ins Journal geschrieben und nachts mit dem CRM abgeglichen. Im auslösenden Fall hatte die Überwachung Läufe als erfolgreich gemeldet, während das Gateway jede eingehende Nachricht abwies. Solche Fälle sind jetzt am Journal nachweisbar, statt im Nachhinein vermutet zu werden.

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   Bezahlt wird gegen abgenommene Eingangsregeln

   Vor dem Start hält das Angebot fest, welche Postfächer und Formate angebunden werden, welche Felder im System ankommen müssen, an welchen echten Bestellungen das geprüft wird und wohin Fälle ohne Regel gehen. Für jeden Ablauf gibt es einen eigenen Werkvertrag zum Festpreis mit Abnahme gegen diese Liste; auch der Zeitrahmen steht dort. Weisungsbefugt im Projekt ist unsere Projektleitung, und dorthin gehen auch Rückfragen aus Ihrem Haus. Ihre Bestellungen enthalten Namen und Adressen. Deshalb vereinbaren wir gegenseitige Geheimhaltung, bevor Sie Beispielmails schicken, und schließen den Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor die ersten echten Bestellungen mit Kundendaten durch den Ablauf gehen. Nach vollständiger Bezahlung stehen Ihnen die Nutzungsrechte am Code dieses Ablaufs zu.

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